اسناد حسابداری و حسابهای معین

تعریف حساب های معین

اسناد حسابداری و حسابهای معین چیست؟ اگر برای همه حساب های مورد نیاز مؤسسه در دفتر کل، سرفصل جداگانه ای ایجاد شود، تعداد حساب ها به گونه قابل ملاحظه ای افزایش خواهد یافت. افزایش تعداد حساب های دفتر کل، موجب افزایش حجم ثبت های دفتر روزنامه نیز خواهد شد و این موضوع، احتمال بروز اشتباه در تحریر دفاتر قانونی را افزایش می دهد.

برای جلوگیری از هر گونه اشتباهات نامبرده یا اشتباهات شبیه به این راقدام به نگهداری حساب های معین برای هر یک از حسابهای دفتر کل می کنند. برای مثال برای مطالبه های کوتاه مدت یک سازمان، فقط یک حساب در دفتر کل به نام حساب های دریافتنی ایجاد شده و برای هر یک از مشتریان سازمان، یک حساب معیت به نام وی نگهداری می شود. حساب های معین را در دفتری به نام دفتر معین نگهداری می کنند.

تعریف اسناد حسابداری

پیش از ثبت رویدادهای مالی در دفاتر قانونی (دفاتر روزنامه و کل) حسابداران با مسائل زیر مواجه اند:

اطلاعات حساب های دفتر کل از راه دفتر روزنامه منتقل می شود و برای هر حساب دفتر کل، لازم است که چندین حساب معین نگهدار یشود؛ اگر اطلاعات این حساب ها نیز کماکان از راه روزنامه منتقل شوند، حجم ثبت رویدادها در دفتر روزنامه بسیار زیاد خواهد شد. پس برای انتقال اطلاعات حساب های معین، از چه ابزاری باید استفاده کرد؟
چگونه می توان از درستی تشخیص حساب ها، رقم ها و محاسبه های مربوط به هر حساب و رعایت مقررات و آیین نامه های سازمان، پیش از ثبت رویداد در دفتر روزنامه و کل اطمینان حاصل کرد؟
چگونه می توان تأیید و تصویب مدیریت سازمان را نسبت به رویدادهای مالی، پیش از ثبت آنها در دفاتر قانونی، کسب کرد؟
چگونه می توان مدارک مثبته هر رویداد (مدارکی که به استناد آنها رویداد مالی در دفاتر ثبت می شود) مانند فاکتور و صورتحساب ها، مجوزهای دریافت و پرداخت وجوه و غیره را به گونه ای که در آینده قابل دستیابی باشند، نگهداری و بایگانی کرد؟

برای پاسخگویی به این پرسش ها، برگه ای به نام سند حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد که در سازمان های مختلف با عنوان های دیگری همانند برگه حسابداری، سند روزنامه، سند مالی و نظایر آن نیز شناخته می شود.

چگونگی تنظیم سند حسابداری

برای همه رویدادهای مالی سازمان، ابتدا باید سند حسابداری تنظیم شود. اطلاعات سند حسابداری به شرح زیر تکمیل می شود:

شماره: نشان دهنده شماره ردیف ثبت رویداد، در دفتر روزنامه است.
تاریخ: نشان دهنده تاریخ رویداد مالی است.
شماره حساب: اگر حساب های سازمان طبقه بندی و شماره گذاری شده باشند، شماره حساب ها در این ستون نوشته می شود.
شرح: نام حساب های دفتر کل و معین در هر رویداد، در این ستون نوشته شده، پس از ثبت آرتیکل مربوطه، شرح کافی از رویداد مالی در زیر آن نوشته می شود.
صفحه معین: نشان دهنده شماره صفحه حساب های معین در دفتر معین است که پس از انتقال حساب های معین، در این ستون نوشته می شود.
مبلغ جزء: نشان دهنده مبلغ حساب های معین است.
ستون های بدهکار و بستانکار: مبلغ بدهکار و بستانکار حساب های کل در هر آرتیکل، در این ستون ها نوشته می شود.