قوانین برگزاری جلسات پربار

قانون اول: ملاقات های کارآمد و مؤثری داشته باشید- واقعاً کارآمد و مؤثر!

قوانین برگزاری جلسات پربار: همه ی ما در چنین جلساتی حضور داشته ایم، دستور العمل هایی که لحظه ای و آنی درباره شان تصمیم گیری شده است و درون پاکتی قرار گرفته اند، درحالی که به نوعی فاقد اطلاعات کافی هستند، یا نوشته هایی ناقص بیش نیستند. شما باید به عنوان مدیر بتوانید جلسه را کنترل کنید و این جلسات را جلساتی کارآمد تبدیل کنید. بنابراین باید در ابتدای کار بدانید که اهداف برقراری جلسه چیست و اطمینان حاصل کنید که این اهداف در جلسه دنبال می شوند.

اساساً هر جلسه چهار هدف را دنبال می کند:

• برای ایجاد و ترکیب بندی یک گروه
• برای بهره مندی از اطلاعات موجود
• برای ارائه ی افکار و ایده های بکر و نو
• برای جمع آوری اطلاعات و اتخاذ تصمیم های لازم

ممکن است در برخی جلسات یک یا دو مورد از موارد فوق دنبال شوند، اما باید همچنان نسبت به آن ها آگاه و هوشیار باشید و آن ها را به اهداف خود اضافه کنید. اگر قرار است شما در یک جلسه از اطلاعاتی بهره مند شوید، پس هدف را دنبال کنید. اگر قرار است در یک جلسه درباره ی اطلاعات خاصی که در جستجوی آن هستید مذاکره کنید، پس این جلسه نوع متفاوتی است و شما باید اهداف متفاوتی را نیز دنبال کنید.

ادامه

هوشیار باشید که برخی جلسات در کمک به افراد تیم برای ملاقات یکدیگر برگزارمی شوند، در این جلسات افراد گروه با یکدیگر رابطه برقرار می کنند، آشنا می شوند و یکدیگر را پیدا می کنند و شما را به عنوان رهبر گروه در نقش اصلی تان خواهند دید. اگر می خواهید جلساتتان مفید و کارآمد باشد، پس کنترل کامل آن را به عهده بگیرید. شما مدیر هستید و در نهایت، شما هستید که مسئول خواهید بود. برای کارآمد بودن نباید کسی چیزی را به شما یادآوری کند، نباید در مورد موضوعی سرگردان باشید، نباید کسی سرپیچی کند، آن ها را وادارید تا سریع عمل کنند و هرچه سریع تر جلسه را به اتمام برسانید.

نباید کار دیگری انجام دهید. اگر تصور می کنید کار خاص و پر اهمیت دیگری وجود دارد، باید در دستور کار قرار گیرد. در غیر این صورت، نباید کاری وجود داشته باشد. «هر کار دیگری» مانند این است که بخواهید در زمان نامناسبی و با کمک کسی کار دیگری انجام دهید. بنابراین هرگز امکان انجام چنین کاری را به کسی ندهید، هرگز.

تمام جلسات را در پایان روز کاری برقرار کنید، نه در ابتدای آن. چون همه ی افراد نگران رفتن به خانه هستند و جلسات کوتاه تر خواهد بود، اما در ابتدای روز، همه برای پرت شدن از موضوع اصلی و گفتگوهای اضافی وقت کافی دارند. مگر جلسه ای اجباری و ضروری باشد. به طور قطع، باید آن جلسه خاص را در ابتدای روز کاری برگزار کنید.

ببینید چه تعداد از جلسات را می توانید از طریق ایمیل، تلفن یا دعوت فرد به فرد( افرادی که حضورشان ضرورت ندارد را حذف کنید) برقرار کنید. تمام جلسات را به موقع برگزار کنید، هرگز منتظر کسی نشوید، هرگز برای افرادی که دیر به جلسه می آیند، آن چه گذشته است را مرور نکنید، اگر چه مطلب ضروری ای را از دست داده باشند. آن ها می توانند از افراد دیگری که به موقع در جلسه حاضر بوده اند سؤال کنند و یاد بگیرند که در جلسه ی بعدی به موقع حضور پیدا کنند.

یک نکته مفید برای برگزاری جلسه

هرگز جلسات را دقیقاً سر ساعت برنامه ریزی نکنید و به جای ساعت ۳ بگویید۳:۱۵. به این ترتیب، متوجه خواهید شدکه افراد به موقع خواهند آمد، حتی اگر می خواهید ساعت بهتری را پیشنهاد کنید، بهتر است بگویید ۳:۳۵ در کل، برنامه ی جلسات را طوری تنظیم کنید که کسی بهانه ای برای نیامدن و غیبت نداشته باشد. شما می توانید از قبل از تاریخ روز جلسه را با تک تک افراد هماهنگ کنید و اطمینان حاصل کنید که می توانند حضور داشته باشند و زمان آن را فراموش نکنند.

ببینید چه کسی به موقع می آید، کاری کنید که همه به موقع در جلسه حاضر شوند. نیازی نیست سخت گیری کنید و در این باره پرخاشگری کنید، فقط کافی است محکم و دوستانه موقعیت را تحت کنترل داشته باشید.

اگر جلسه ای بیش از حد شلوغ شد- بیش از شش نفر- آن ها را گروه بندی کنید و از هر گروه جداگانه گزارش بخواهید. و مهم تر از همه این که باید همه ی جلسات هدف معلومی داشته باشند و در پایان جلسه بتوانید بگویید که به هدف مورد نظر رسیده اید یا نه.

همه ی جلسات را روی صندلی های نه چندان راحت برگزار کنید- این کار سبب سرعت بخشیدن به کارها می شود.

قانون دوم: کاری کنید جلسات شاد برگزار نمایید!

قوانین برگزاری جلسات پربار: اطمینان دارم در طول مسیری کاری و در رسیدن به موقعیت فعلی تان، ملاقات ها و جلسات نامفهوم و خسته کننده ی زیادی را پشت سر گذاشته اید. باید این الگو از بین برود و برای تغییر این الگو امید به همه مدیران جوان است. برای برقراری ملاقات ها باید اعمال روش های قدیمی متوقف شود و شما بهترین شخص برای توقف این روش ها هستید.

پس این جلسات را به جلسات شاد و مفرح تبدیل کنید. پیش از ادامه ی بحث، نکته ای را برایتان می نویسیم. قرار است شما به هر عضو جلسه پنج سکه بدهید و هر گاه یکی از آن ها بخواهد صحبت کند، باید یک پنی بدهد. وقتی سکه های یک نفر تمام شد، دیگر اجازه صحبت کردن ندارد. این کار سبب می شود افراد حاضر مراقب آن چه می گویند باشند و سکه های خود را صرف گفتن حرف های بیهوده و بی اهمیت نکنند.

پیشنهاد های دیگر

این کار می تواند روش خوبی باشد، اما از طرفی، باعث می شود شما به عنوان یک رئیس جلسه ی خوب و کارآمد قلمداد نشوید. بنابراین پیشنهاد های دیگری هم وجود دارد:

• پوشیدن لباس های شاد
• غذا یا نوشیدنی ( اگر وقت ناهار نباشید، چون در این صورت اجباری است نه تفریحی؛ یا تیم خود را به یک رستوران ببرید- که البته، دیگر ملاقات و جلسه نیست، بلکه یک جلسه ی اجباری است یا یک تشکر.
• بازی، پازل یا هر پرسشنامه ی دیگری
• گذاشتن شکلات هایی در زیر صندلی ها

البته همه ی این کارها منجر به خرابی خواهد شد و احمقانه و ابلهانه به نظر خواهد رسید. پس راه تبدیل کردن جلسات به یک جلسه ی خوب چیست؟ جلسه ی مفرح یعنی سخت گیری نکردن یعنی این که کاری کنید که همه ی افراد خودشان باشند و کمک ها و پیشنهاد های خود را ارائه دهند. می توان گفت که جلسه ی مفرح و شاد، یعنی بتوانند به آنچه می خواهند بخندند، بدون این که اخمی جلویشان را بگیرد.

جلسه ی مفرح یعنی بتوانند داستان یا حکایتی را که مربوط به کار است و در جایی شنیده اند، بیان کنند. شاد و تفریحی بودن یعنی انعطاف پذیری به حد کافی تا بتوان پیشنهادات دیگران را پذیرفت. شاید در شرکت شما یک تالار بزرگ وجود داشته باشد، آیا می شود در آنجا جلسه گذاشت؟ یا اگر آب و هوا مناسب باشد می توان در هوای آزاد جلسه را برگزار کرد؟

یک مدیر با اعتماد به نفس- که شما هستید- می تواند انعطاف پذیر باشد، چون آرامش و اعتماد به نفس دارد. اما یک مدیر سخت گیر وحشت زده چون احساس ناامنی می کند، به دنبال یک روش سخت گیرانه است تا کمبود اعتماد به نفس خود را طور دیگری جبران کند.

سخن پایانی

این مقالات که بخشی از دوره MBA یکساله – درس مدیریت منابع انسانی هستند، تنها بخش کوچکی از چیزهایی هستند که شما در دوره MBA فرا خواهید گرفت. با مطالعه دیگر مقالات خود را برای مدیریت استارتاپ، سازمان و شرکتتان آماده کنید.

همچنین پیشنهاد می کنم اگر وقت کافی برای شرکت در یک دوره یکساله را دارید در دوره MBA یکساله مجتمع فنی تهران -نمایندگی میرداماد شرکت کنید تا علاوه برا فراگیری تمام اصول مدیریت یک استارتاپ نوپا گرفته تا سازمان چند صد نفری؛ از حضور اساتید با تجربه حوزه های مختلف یک کسب و کار بهره ببرید. لیست دوره های مدیریت مجتمع فنی در زیر آمده است.

برخی از مقالات مفید مدیریتی را نیز در زیر برایتان آورده ایم، امیدوارم از مطالعه آنها لذت برده و از نکات آن در کسب و کارتان استفاده کنید.